Хто ж такий документознавець?
Документознавець – це фахівець, який займається реєстрацією та обліком документації. Близькими професіями є секретар, архівіст, діловод.
Розпорядчі документи керівництва повинні бути правильно оформлені у відповідності з нормативами і доведені до відома працівників, причому саме тих, для кого розпорядження призначалися. Документи мають властивість застарівати, не виходити з обороту. У цьому випадку їх необхідно розсортувати згідно із законодавчими актами з діловодства і помістити в архів. Все це робить документознавець.
Посадові обов'язки фахівця по роботі з документами можуть здатися нудними. Але це тільки на перший погляд. Через руки документознавця, особливо, якщо він на підприємстві один відповідає за документообіг, проходять всі інформаційні потоки, що він за документами може відстежувати роботу всіх підрозділів і розуміти механізми діяльності і розвитку фірми.
У великих організаціях обов'язки фахівців по роботі з документами, як правило, розділені: оформленням, реєстрацією, введення в електронну базу даних, контролем виконання, зберіганням займаються різні люди і навіть цілі підрозділи.
Що повинен знати документознавець?
Щоб грамотно складати документи, в яких інформація викладена лаконічно, чітко і зрозуміло, фахівець повинен знати призначення і форми складання всіх видів документів. Щоб знати, як виглядає що має юридичну силу документ, він повинен володіти основами права.
Оскільки на сьогодні більша частина документів зберігається на електронних носіях, і потрібен комп'ютерний обмін інформацією, спеціаліст з документообігу повинен розбиратися в програмному забезпеченні. Він повинен формувати електронні бази даних і вміти спілкуватися з персоналом, що обслуговує автоматизовані системи створення, зберігання та передачі документів.
Для зберігання документів в архіві фахівець повинен знати певні правила і технічні умови. Призначення документів та їх конфіденційність, терміни, умови зберігання – за цими ознаками потрібно розсортувати документи в архіві, а потім ще створити ефективну систему пошуку.
